4 ideas para ahorrar en gastos de viaje

Hoy en día son muchos los ejecutivos y empleados que invierten muchos días al año en viajes de negocio y la suma total de gastos de viaje es una partida presupuestaria muy importante para muchas empresas además de todo un desafío de gestión, ya que se ven obligadas a buscar formas de ahorro para lograr ajustarse a unos presupuestos cada vez más reducidos.

Para esto en muchas ocasiones se tiende a recurrir a farragosas y a veces costosas soluciones, pero muchas veces son las ideas sencillas las que consiguen rebajar notoriamente los costos en viajes corporativos.

He aquí algunos ejemplos de estas sencillas ideas:

1. USAR LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS
Aunque los contactos en persona son muy importantes para hacer negocios, ampliar el networking y potenciar las relaciones entre compañeros y con clientes (potenciales y reales) y proveedores, la verdad más evidente de hoy en día es que las nuevas tecnologías hacen innecesarios muchos viajes.

Ya que es posible organizar reuniones y eventos de calidad a distancia, mediante Skype u otros sistemas de videoconferencias, entre grupos de personas situadas kilómetros de distancia.

Y su uso, aunque sea de forma complementaria, supone un ahorro más que considerable en viajes y desplazamientos.

2. UTILIZAR EL ANÁLISIS DE DATOS PARA OBTENER DESCUENTOS (BIG DATA PARA OPTIMIZACIÓN DE COSTES)
Realmente vale la pena realizar una pequeña inversión en adquirir un buen software de gestión de gastos con prestaciones de análisis de datos, o en conseguir que tu agencia de viajes corporativos te ceda a un precio razonable la posibilidad de usar un software de gestión de gastos.

De esta forma, podemos conocer exactamente cuáles son las cadenas de hoteles, restaurantes o empresas de coches de alquiler utilizados con más frecuencia por la empresa y en qué cantidad exacta.

A partir de estos datos, no resulta complicado pedir y obtener descuentos y ventajas para estos servicios. Ahorro garantizado.

3. OBTENER EL COSTE PROMEDIO DE LOS VIAJES PARA TENER UN REFERENTE DE AHORRO (COST CONTROL)
Es importante la creación y mantenimiento de un registro histórico de los viajes realizados (que incluya los gastos de los viaje al detalle en conceptos o partidas) ya que de esta forma, se pueden fijar una metas de ahorro concretas a obtener mediante sencillas medidas.

Como por ejemplo:

  • Comprar los billetes de avión y reservar los hoteles con antelación.
  • Elegir las fechas más económicas.
  • Asegurarse de que las condiciones de contratación admiten reembolso por cancelación o cambio de fechas.

También en este caso una agencia profesional de viajes de empresa o un software de gestión de gastos puede facilitar enormemente las tareas.

4. AFIANZAR LOS VÍNCULOS ENTRE LOS RESPONSABLES DE VIAJES DE LAS EMPRESAS Y LOS DEPARTAMENTOS FINANCIEROS (TEAM BUILDING)
Para ello, los travel managers o responsables de los viajes de las empresas  tienen que presentar propuestas que tengan una buena relación entre calidad, valor y costes y, ante todo, con unos objetivos muy claros en el ROI, orientando su actividad en consonancia con la visión de dichos departamentos.

Ya que es el departamento de Recursos Humanos o los responsables financieros los que suelen tener la última palabra sobre los presupuestos de viaje.

Esperamos que estas ideas os sean de utilidad, pero si necesitáis más ayuda no dudéis en poneros en contacto con nosotros.