Agile Events: Nuestra metodología ágil como planificadores de eventos

En atlanta events & corporate travel consultants llevamos 40 años prestando servicio en consultoría corporativa en materia de eventos. Entendemos que los eventos y viajes corporativos son palancas de acción para desarrollar, expandir y potenciar el negocio de corporaciones e instituciones. Nuestro secreto de éxito consiste en aplicar una metodología específica de trabajo para crear el evento que necesitan nuestros clientes y así lograr su máximo potencial.

Esta es la metodología de trabajo que seguimos en la planificación y diseño de un evento:

 

1.Nos cuentas tu reto
Definimos los objetivos recogiendo los conceptos y objetivos a transmitir a través del briefing. ¿Lanzamiento de producto? ¿Reunión de ciclo? ¿Convención? ¿Simposio? Cada evento tiene una finalidad distinta y unas necesidades específicas. Es por ello, que con nuestro servicio de consultoría te ayudamos a decidir qué acción de comunicación es más adecuada para ti teniendo en cuenta tu objetivo. Las reuniones de trabajo con nuestros clientes nos permiten desarrollar el mensaje a transmitir durante el evento. Durante esta fase además aplicamos herramientas de trabajo como por ejemplo el “Event Canvas” con las que plasmamos la recogida de ideas de forma más visual. Todo ello nos permite establecer cadenas de ideas rápidas y flexibles con nuestro cliente.

2. Damos forma a tus ideas
Diseñamos el evento al que a ti y tus invitados os gustaría asistir teniendo en cuenta las necesidades de la marca. Nuestros eventos son garantía de éxito porque definimos junto a ti el framework del evento y lo hacemos realidad. A través de la participación y el diálogo conjunto, elaboramos croquis, bocetos y planos como primera aproximación para dar la idea principal a nuestro cliente. Gracias a la rápida comunicación entre nuestros equipos y departamentos generamos en un breve periodo de tiempo propuestas mejoradas y adaptadas a la nueva idea del cliente. Esto se conoce como Sprint en la metodología ágil.

3. Planificamos el proyecto
Durante la gestión de un proyecto no dejamos nada al azar. Cuidamos “hasta el último detalle” a través del seguimiento de un plan de trabajo co-creado en el que participan diferentes equipos (Operaciones, Meeting Planners, Marketing y Comunicación). Durante este plan de trabajo se definen los SLA (Service Level Agreement), KPIs y timings. Con todo ello garantizamos un flujo de información contínua e interdepartamental que nos permiten medir la calidad de cada transacción, operación y servicio. Durante esta fase, también conocida como Sprint Planning, aprovechamos todas las sinergias entre equipos, planteamos dudas que pueden surgir durante el transcurso del evento anticipándonos con las posibles soluciones.

4. Aseguramos los resultados
Contribuimos a dar el servicio integral esperado a través de la valoración del evento por parte de los usuarios que han asistido y los objetivos marcados y conseguidos. Para definir el impacto empresarial utilizamos el sistema de medición ROI establecido por la asociación MPI (Meeting Professionals International).

Para nosotros los eventos son espacios y momentos para conectar, comunicar, expresar valores y debatir ideas. Entedemos que los eventos van englobados dentro de una estrategia de marca y que giran alrededor de un mensaje. ¿Tienes una idea de evento? ¡Deja que nosotros le demos forma! Contáctanos en info@atlanta.es y te ayudaremos.