Cómo ahorrar en los viajes de empresa

Cuestión de cifras

Cuando se trata de organizar un viaje de empresa las dificultades aparecen pronto. Sobre todo aquellas relacionadas con el tiempo y el dinero. Existen algunos trucos para ahorrar cuando se está organizando un viaje de empresa. Estas pequeñas ideas le reportarán significativas facilidades que se traducirán en menores costes.

1º Comparativa

Es muy, muy importante dedicar un buen rato a comparar precios de los diversos servicios a contratar (básicamente hoteles y vuelos, aunque no únicamente). La gran diversidad de oferta hace que mirar mucho y decidir despacio sea una gran estrategia. Decidir, antes de comprar, qué se quiere exactamente es muy importante. Un hotel es lo mejor… según cuándo. A veces es mejor contar con alojamientos de más capacidad para estancias más dilatadas. También hay que planificar los transportes. ¿Volar? ¿Sobre raíles? ¿Carretera? Y, claro está, hay que hacer una excelente planificación de costes. En anteriores posts hemos hablado de cuál es el “retorno” de la inversión en un viaje, y esto debe ser, si no calculado, al menos esbozado. Negociar con los proveedores es fundamental.

2º Tecnología

La tecnología es también un punto importante. Existen gran cantidad de herramientas (GDS, comparadores online, apps móviles) para gestionar mejor el viaje. Su uso soluciona muchos problemas que años atrás eran de gran dificultad.

3º Dinero

La gran diversidad de métodos de pago hace que algunos sean recomendables y otros, no tanto. Antes de dar por cerrado el plan de batalla es muy importante ir al banco a averiguar, según adónde se haya de viajar, cómo se pagará mejor, más seguro y más barato, qué leyes y términos deben obedecerse, cómo convergen y cambian las divisas en un momento concreto. También construir un buen diálogo entre los departamentos que organizan el viaje y el de finanzas para llegar a un acuerdo favorable. Una buena manera es comparar los gastos de viajes anteriores parecidos y sacar conclusiones.

Estos tres pasos tienen implícito un coste importante: una enorme cantidad de tiempo. A menos que se tenga a alguien in-house exclusivamente destinado a preparar viajes, estas comparativas, indagaciones y planificaciones van a robar mucho tiempo de alguien que no tiene por qué disponer de él. Lo más práctico, rápido y fiable sigue siendo confiar el plan de batalla a un estratega profesional, es decir, a una agencia o consultora de viajes. Si usted tiene una fábrica de píldoras, fabrique píldoras, que del viaje ya nos ocuparemos nosotros.

Confiar en especialistas rara vez sale caro. Una agencia profesional, debido a estos tres factores, acostumbra a organizar viajes de manera más rápida y económica.

Volumen: Al manejar muchos viajes de gran cantidad de clientes, la posibilidad de presionar para conseguir mejores tarifas es mayor. Al tener un mayor volumen de viajes es más fácil negociar con los mayoristas y obtener tarifas y condiciones mucho más ventajosas, de manera más rápida y cómoda, que si usted tiene que ocuparse de cada uno de sus viajes.

Experiencia: Años y años negociando nos hacen aprender. Las agencias lo hacen de modo más rápido y efectivo, invirtiendo menos tiempo y esfuerzo en conseguir mejores resultados. Si una fábrica lleva desde 1886 haciendo galletas, pocos le van a discutir de galletas, pero no tiene por qué saber de viajes. Del mismo modo, nosotros no sabemos mucho de galletas, pero sí un poco más de viajes.

Datos: Como las agencias se dedican a esto, entre muchas otras cosas, tienen a su disposición información de uso no frecuente con la que pueden adaptar viajes, tarifas, vuelos… de una manera casi milimétrica. Cada gremio tiene un cajón oculto donde guarda los secretos de la profesión. Nosotros también.

Cada uno es experto en un terreno. Al final confiar en una consultora de viajes para que le organice todos sus viajes tiene sus ventajas, sobre todo en tiempo y optimización de recursos.