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atl@nta meetings: Eventos Virtuales

Los eventos virtuales permiten comunicar vía on-line sin necesidad de desplazamientos de la audiencia o parte de ella.

Es esencial contar con un equipo preparado y una plataforma adecuada para asegurar el éxito de la reuniones on-line.

En >atlanta nos encargamos hasta del último detalle, ofreciendo un servicio integral que permite a los organizadores centrarse únicamente en la reunión:

1. Organización de la reunión

  • Definición de necesidades, formato, contenido, canales de difusión, etc
  • Diseño de la escaleta técnica de la jornada

2. Grabación y realización de contenidos

  • Con anterioridad al evento se establecen los días de grabación con los ponentes, se da asistencia a los presentadores y se realiza la comprobación técnica de los contenidos.
  • Podemos incluir la figura de un moderador/regidor que conducirá a los ponentes durante la reunión para asegurar que se cumple el guión establecido.
  • Se pueden enviar equipos de producción al lugar que se decida. También realizamos tu evento online en platós totalmente equipados con los últimos audiovisuales.
  • La grabación se puede difundir en directo (streaming) o grabar para ser retransmitidas on-line en el momento que el organizador lo considere, en este caso, el video podrá ser editado con el branding y labeling deseado.

  • Auto-Grabación:

  • Los ponentes, monotorizados con un software específico, podrán dar sus intervenciones desde su propia casa u oficina, gracias a nuestra formación sobre el uso de la plataforma.
  • Posibilidad de añadir un fondo definido por el organizador para una mejor imagen del evento a la vez que se muestra en pantalla tanto la ponencia como su presentación, tal y como se hace actualmente en los eventos presenciales.
  • Este sistema nos permite recibir las presentaciones de los ponentes y la imagen de sus cámaras cómo si físicamente estuviéramos en un auditorio: Cada señal de cámara entra en nuestro sistema como si se tratara de un a cámara física, y el contenido que comparte el ponente entra como una señal independiente. Con ello podemos mezclar los contenidos como si estuviéramos realizando un evento presencial en un auditorio.
  • Grabación de la reunión por un equipo técnico
  • En sus oficinas, un estudio de grabación o la sede (evento híbrido)
  • Los ponentes realizan su charla con su presentación y a la vez se realiza la grabación, incluyendo ponente y  presentación.
  • En un evento híbrido, además nos cargamos de:
  • Conectar una sede donde se encuentran algunos asistentes físicamente con participantes que se conectan en remoto.
  • Conectar una sede presencial con un ponente que interviene en remoto.
  • También podemos conectar sedes presenciales de eventos organizados en distintos puntos geográficos.

  • Grabación de la reunión por un equipo técnico:

  • En sus oficinas, un estudio de grabación o la sede (evento híbrido)
  • Los ponentes realizan su charla con su presentación y a la vez se realiza la grabación, incluyendo ponente y  presentación.
  • En un evento híbrido, además nos cargamos de:
  • Conectar una sede donde se encuentran algunos asistentes físicamente con participantes que se conectan en remoto.
  • Conectar una sede presencial con un ponente que interviene en remoto.
  • También podemos conectar sedes presenciales de eventos organizados en distintos puntos geográficos.

3. Plataforma

  • Crear la web informativa del evento, con información de las ponencias, los ponentes, el evento…
  • Transmisión de los contenidos a la Plataforma: Codificar, grabar y transmitir el vídeo a la infraestructura para su posterior distribución a los espectadores
  • Formularios de inscripción. Gestión del registro e identificación de usuarios a la web privada con acceso restringido, en consonancia con la RGPD
  • Monetizar el evento, pudiendo hacer el evento de pago, o ciertas actividades seleccionadas por el organizador.
  • Cuando el evento sea en directo, gestión del chat que permitirá interactuar con el evento, participantes y ponentes. Durante la retransmisión del evento los asistentes tendrán acceso a un chat desde el que podrán enviar preguntas al conferenciante, nosotros podemos gestionarlo para que el ponente pueda contestar las preguntas
  • Realizar encuesta a los participantes
  • Votación interactiva, con respuestas y estadísticas obtenidas en tiempo real.
  • La plataforma también permitirá visualizar vídeos a la carta, que principalmente serán los seminarios impartidos anteriormente. Se dispondrá de una pequeña información de cada seminario, con información del conferenciante, la fecha en que tuvo lugar, y una breve síntesis.

4. Información a los asistentes

  • Desde el propio e.mail del cliente
  • Envíos de “save de date” y confirmaciones desde el propio email
  • Envío de la invitación a la reunión, incluyendo los datos de inicio de sesión en la plataforma
  • Estadísticas de quién ha abierto el mail (aperturas y click)

5. Estadísticas de acceso

  • Se podrá disponer de información como por ejemplo cuantas visualizaciones se han realizado en un periodo determinado, cuántos usuarios se han conectado, el número medio de visualizaciones por usuario, desde qué tipo de plataformas (ordenador, tablet, smartphone), horarios, origen geográfico, etc…

En >atlanta podemos ayudarle

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