Sol·licitud de viatges on-line, control i workflow

Aquest centre d’investigació en càncer, neurociències i medicina traslacional és un dels primers centres a nivell nacional, especialitzat en la investigació en biomedicina. Compta amb un equip de més de 400 investigadors als qui s’ha d’organitzar els seus desplaçaments a Congressos i Reunions per tot el món.

  • Sector: Hospitalari
  • Nombre d’assistents: 400
  • Públic objectiu: Investigadors
  • Objectiu: Implementació del procés de sol·licitud de viatges per a investigadors.
  • Necessitat: La Dirección General de la empresa ens planteja el problema que tenen en la gestió i coordinació dels viatges d’aquests  investigadors ja que no tenen un procés establert que sigui operatiu. Cada investigador sol·licita els serveis d’una forma diferent sense poder establir un procés homogeni el que ralentitza el procés de petició de viatje.

Tornar a Casos d'èxit
  • Solució proposada: Com a solució, els vam proposar la implementació de la nostra Plataforma on-line ARWEB, on cada usuari podrà sol·licitar, consultar, aprovar i gestionar tots els serveis que necessiti, amb la opció de poder incloure un procés d’autoritzacions. A una primera fase, les peticions seran gestionades pels Travel Assistance fins aconseguir adaptar l’eina a les seves necessitats. En una segona fase, està previst que sigui cada investigador, qui gestioni les seves peticions,. D’aquesta manera volen oferir, mitjançant la nostra plataforma, un procés únic perquè tothom utilitzi el mateix format, amb els avantatges de disminuir els errors a l’automatitzar els processos, millorar l’agilitat en la sol·licitud, autorització, tancament i elaboració de la documentació.
  • Resultat: La implementació del sistema ARWEB ha reduït considerablement els processos de gestió en viatges ja que ara, cada investigador pot realitzar reserves i gestionar despeses de gestió via online o mitjançant dispositius mòbils. Amb aquesta eina s’han aconseguit els tres objectius proposats: millora l’experiència d’usuari, reduir els costos de gestió i coherència en el compliment  normatiu de l’empresa.

 

 

Scroll Up