7 consejos para ayudarle a elegir la mejor sede posible para su evento

1. Identifique el tipo de evento que está planeando

Esto puede sonar obvio, pero son muchas las personas que pasan por alto esta importante tarea durante las primeras etapas de la planificación. Sabiendo qué tipo de evento vamos a desarrollar, reduciremos el número de sedes disponibles para el evento bien sea por tamaño, localización, tipología del evento, etc. Esto hará que la lista de tareas se reduzca y todo sea más fácil de llevar a cabo.

2. Considere la conveniencia de la ubicación

Cuando va a realizar un evento debe escoger la sede adecuada según lo que vaya a hacer, pero también es importante saber ver la conveniencia de una u otra ubicación. Ya que a los asistentes no siempre les irá bien la sede que a usted le entusiasme, con lo cual la venta del evento se convertirá en una pesadilla. Así que queremos darle una recomendación que siempre es útil: elija una localización que sea conveniente para los usuarios.  Esto hace que el evento sea más atractivo y que un mayor número de asistentes vayan al evento.

3. Consiga que las sedes trabajen para usted

Una vez haya decidido la ubicación de la sede es hora de ponerse a trabajar en el diseño del evento en la sede.
Tenga en consideración las propias instalaciones y las características que ofrece la instalación, ya que según el evento a realizar unas características específicas pueden ser la diferencia entre un gran éxito y un lamentable desperdicio de recursos. Así que debemos volver al paso 1 y preguntarnos qué tipo de evento vamos a realizar y según esto deberá resaltar unas u otras características para que su evento sea un éxito.

4. Haga un check list de verificación

Este punto es importante y le permitirá elegir la sede correcta para su evento.
No todo tiene la misma importancia cuando va a realizar tu evento así que un check list le permitirá asegurarse que no se has dejado nada de lo importante en el tintero.
Pero si cree, como nosotros, que hasta el más pequeño detalle es importante entonces le recomendamos que haga diversos check list para su evento. De esta manera podrá verificar todo lo que quiera y, al mismo tiempo, tendrá la ventaja de no mezclar conceptos.
Por último tenga en cuenta la tipología de sus asistentes a la hora de hacer los check list, ya que no tienen las mismas necesidades un grupo de niños que un grupo de personas de edad avanzada.

5. Haga una vista de inspección a la sede elegida

Una vez haya escogido la o las sedes para su evento viene la parte más divertida, la visita.
Como en todo evento siempre surgen sorpresas mientras lo va planeando, así que este paso le ayudará a no tener molestias inesperadas y le permitirá ver de un modo empírico si la sede elegida es la idónea para la celebración de su evento.
Y esto no es válido tan sólo para las sedes, sino que será bueno aplicarlo también a los restaurantes y hoteles elegidos. De este modo se  podrá ahorrar más de una queja presencial y lo que es más importante una mala recomendación de un asistente a sus conocidos.

6. Piense en los detalles

Son las pequeñas cosas que pueden ayudar o dificultar la experiencia de los asistentes a su evento.
Tómese su tiempo y sopese cada uno de los detalles que pueden ofrecer para hacer que su evento se convierta en una experiencia inolvidable. Como siempre estos detalles no serán los mismos para todos los eventos pero si es capaz de conjugarlos y extraer lo mejor de cada uno de ellos estamos seguros que será un éxito que hará que los asistentes repitan y hablen excelencias de su evento.

Por último y no menos importante…

7. Tenga en cuenta que la sede perfecta no es perfecta

Una vez hayas encontrado la sede que parece perfecta para tu evento, ten en cuenta que ninguna es 100% perfecta.
Todas las personas que organizan algún tipo de evento están siempre limitadas por el hecho de que sus opciones dependen de las sedes disponibles para un momento de tiempo determinado.
Esto significa que deberá establecer prioridades y elegir cuáles son las más importantes para sus asistentes, su evento y para usted.
Por este motivo si la sede que encuentra cubre el 100% de las prioridades más importantes y algunas de las prioridades secundarias puede decir que ha encontrado la sede para su evento.

Tenga esto en cuenta a la hora de elegir la sede para su evento. Una vez hayas escogido su sede y firmado todo el papeleo ya puede pasar a preocuparse por todo lo demás.

Y si necesita ayuda para su evento no dude en pedírnosla, somos expertos organizando todo tipo de eventos desde 1980.