Elementos que no pueden faltar en el briefing de su evento

¿Qué es el briefing?

Pues es la paradoja del sector, un elemento clave para arrancar un proyecto de comunicación pero al mismo tiempo y debido a las prisas el gran olvidado en el día a día de la actividad.
Este documento, que debe ser la guía que marque la idea y concepto del evento, en muchas ocasiones tan sólo es una declaración de intenciones. Y esto no es suficiente ya que no dice que hacer, el porqué de cada paso y los requisitos necesarios a cumplir en el evento.
Para que un briefing sea válido y se convierta en el paquete estratégico que articula una operación táctica del evento, debe tener en cuenta la situación en que nos encontramos, que hacen las marcas contrarias, hacia donde se quiere ir, qué se pretende conseguir con el evento, etc. Para que estas decisiones estratégicas se tomen bien se debe contar con el partner en gestión y creación de eventos adecuado que le pueda ayudar a la hora de escoger el rumbo que debe seguir su evento siempre dentro de los parámetros fijados. Tras estos importantes aspectos también hay que tener en cuenta la necesidad de una información adecuada y acertada para que la propuesta del evento sea acercada y creativa. Según la Asociación Española de Anunciantes, estos son los elementos indispensables en un buen briefing:
  • Identificar al anunciante y el producto o servicio para el que se trabajará incluyendo datos clave de la compañía, características del producto, posicionamiento de la marca. Al mismo tiempo identificar los principales competidores del mismo y mostrar las ventajas del producto/servicio en relación con los de la competencia.
  • Objetivos del evento. ¿Para qué se hace el evento? ¿Se trata del lanzamiento de un nuevo producto o queremos reposicionarlo?
  • Descripción del púbico objetivo. ¿Quién va a asistir al evento? Hay que intentar mostrar sus hábitos, conductas y las motivaciones hacia la marca/producto o la participación al evento. No sirve sólo mencionar datos demográficos como edad, público femenino o masculino. Hay que crear un perfil de «Buyer Persona».
  • Posicionamiento deseado para la marca. Hay que dejar claro lo que queremos que sepa, piense y sienta el asistente de nuestra marca tras el evento.
  • Mensajes prioritarios. Establecer por orden de importancia qué mensajes se tienen que comunicar en el evento.
  • Timing, planificación y presupuesto. No indique sólo la fecha de su evento, encuádrelo en la campaña de comunicación global que desarrolla la marca. Es necesario integrarlo con el resto de acciones de comunicación.
    Ponga por escrito el presupuesto del que dispone, no tiene ningún sentido gastar de más cuando el evento se puede realizar usando una creatividad más sencilla y ajustada.
  • Responsabilidades. Hay que dejar muy claro desde el principio quién es quién en cada una de las fases del evento y por lo tanto, delimitar muy bien las responsabilidades que cada cual tendrá en el mismo.
  • Aspectos legales, sociales y otros datos importantes. Es importante mencionar si la marca tiene que cumplir con ciertas consideraciones legales o restricciones de autorregulación. O si se puede puede suscitar sensibilidades en determinados colectivos sociales.
  • Información adicional de interés. Es un espacio para incluir cualquier dato, observación o detalle que pueda ser relevante para el trabajo de la agencia.