10 consejos para economizar su evento de empresa

Planificar y cumplir con un presupuesto para un evento de empresa no es sencillo.

Es una tarea bastante tediosa que requiere de mucha organización y disciplina por parte del responsable del evento de empresa. Normalmente solemos trabajar con presupuestos ajustados, y ceñirse a ellos puede suponer más de un dolor de cabeza.

Clientes, proveedores, superiores… Es difícil satisfacerlos a todos sin salirse del presupuesto marcado. Pero con creatividad y haciendo pequeños ajustes podemos llegar a abaratar los costes de un evento. Por eso, vamos a compartir 10 consejos para no sobrepasar el presupuesto de sus eventos de empresa.

«Clientes, proveedores, superiores… Es difícil satisfacerlos a todos sin salirse del presupuesto marcado»

Tome buena nota, porque si los sigue al pie de la letra puede ahorrarse más de un susto económico.

  1. Celebrar el evento en un destino que esté bien comunicado y permita desplazamientos económicos. De esta forma no solo ahorraremos dinero sino también tiempo, llegando a reducir el número de días y por lo tanto, el coste de las pernoctas.
  2. Ajustar las fechas del evento durante la temporada baja del destino que hayamos elegido. De esta forma podremos aprovecharnos de buenas ofertas tanto en el alojamiento como en el transporte.
  3. Alquilar espacios que estén bien equipados para el evento, he aquí 7 consejos que le ayudarán a elegir el mejor venue . Así se ahorrará tener que alquilar medios técnicos, mobiliario, decoración…
  4. Utilizar los espacios propios de las empresas de catering para ahorrarnos el canon por alquiler.
  5. Una buena planificación es fundamental para no salirse del presupuesto. Definir cuáles son nuestros objetivos y cómo conseguirlos nos permitirá ver en qué partidas hay que invertir más o menos.
  6. El control del gasto es quizá el consejo más evidente pero el más difícil de cumplir. Es muy importante verificar que todos los desembolsos son necesarios y que además nos van reportar un retorno en la inversión.
  7. Nutrirse de la gratuidad de los medios de comunicación on y off-line para difusión del evento.
  8. Tratar de organizar el evento con cierta antelación para poder contar con tiempo para negociar y buscar los proveedores que mejor se ajusten a nuestro presupuesto.
  9. Aprovecharse de las nuevas tecnologías. Por ejemplo, invertir en una app nos ahorrará dinero de imprenta, personal…
  10. Respecto a cartelería, decoración… es muy importante tratar de hacer diseños reutilizables para eventos posteriores.

Seguro que si pone en práctica estos 10 consejos para no sobrepasar su presupuesto, le ayudarán a controlar y a planificar bien su próximo evento de empresa.