Guía para mantener una gestión eficaz de los viajes de empresa

La gestión de los viajes, sobre todo los viajes de empresa y negocios, se debe entender como una disciplina polifacética, que a través de una serie de herramientas de gestión permite generar ahorros y al mismo tiempo crear una mejora tanto de servicio como de seguridad y sostenibilidad.

La siguiente guía está basada en la serie de factores clave de la gestión de viajes.

Ofertar los mejores servicios para los viajeros y optimizar los procesos transaccionales. Una  herramienta de autoreserva es la mejor opción para cualquier tipo de empresa que quiera racionalizar sus procesos transaccionales y obtener los mejores servicios,  ya que estas herramientas suelen ser muy adaptables a las necesidades de la empresa, permitiendo conseguir un ahorro de hasta un 15%. Aunque para los viajes más complejos y los servicios especiales el asesoramiento de un gestor de viajes es siempre bien recibido e incluso aumenta la satisfacción de los viajeros.

Es por este motivo que tener y ofrecer  un gran abanico de servicios especialmente diseñados a satisfacer a los viajeros es muy importante, al igual que poder configurar un servicio equilibrado entre la necesidad de servicio y la consecución del ahorro.

Optimizar el gasto de hotel.  En la gran mayoría de los viajes este gasto puede representar casi el 50% del total del presupuesto. Este capítulo de gasto puede reducirse si las empresas optimizan la gestión de su programa de hoteles de un modo profesional, consiguiendo al mismo tiempo gestionar las necesidades de ahorro y el óptimo confort y seguridad para los viajeros.

Gestionar el gasto del transporte aéreo y terrestre. Este tipo de gasto representa casi siempre el grueso del presupuesto de los viajes de empresa, y encontrar las oportunidades de ahorro en este capítulo es más complicado pero aún existen. Una de las primeras acciones a tomar es conseguir que los viajeros reserven con suficiente tiempo de antelación y que usen tarifas restrictivas. También el uso de la combinación de la compra puntual con las tarifas negociadas puede reducir los costes. Pero una de las acciones más importantes es la concentración en una serie de proveedores limitados para conseguir los mejores descuentos por volumen.

Optimización de la política de viajes y la gestión de la demanda. Un buen diseño de la política de viajes y un adecuado cumplimiento de la misma dan como resultado un programa de viajes con una buena gestión. También la introducción de las nuevas tecnologías en donde sea posible puede también ayudar al ahorro.

Consolidar la política de viajes. Muchas empresas, sobre todo aquellas con gran volumen o multisedes, pueden obtener un gran ahorro agrupando sus programas de viajes de un modo más global.

Mejoras en la seguridad y apuesta por la RSC. Cada vez más las empresas tienen más en cuenta la importancia de dar una buena información de los riesgos a los que los viajeros se pueden enfrentar durante el viaje y poder prestar ayuda a los viajeros si se produce una emergencia. También en cuanto a la RSC, cada vez es más importante ocuparse de los asuntos que  puedan afectar al medioambiente.

Optimizar gastos de reuniones y eventos. Si las reuniones y los eventos se integran en la política de viajes de la empresa se pueden conseguir un nivel de ahorros adicionales nada despreciables, consiguiéndose además un número de servicios adicionales que ofrecen las compañías de viajes para este capítulo.

El último paso y quizás el más importante, porque en él se verá el resultado de la buena aplicación del resto de factores.

Medición del rendimiento. El gestor de viajes necesita de estas mediciones y métricas para monitorizar el progreso del programa de viajes y de este modo poder redefinir y mejorar este programa al mismo tiempo que se hace aumentar el cumplimiento de la política de viajes por parte de los viajeros.