6 Ideas para que los asistentes a su evento tengan un registro agradable

La mesa de registro es el primer punto de contacto con los asistentes a su evento y, una experiencia de registro agradable mantiene los niveles de excitación alto y establece el tono para un gran evento.

Por lo que montar una mesa para los registros que se adapte desde el principio al evento en cuestión es un requisito indispensable para que todo vaya sobre ruedas y los asistentes estén contentos.

He aquí algunas ideas esenciales para cualquier mesa de registros en un evento.

1- Cuanto más grande, mejor

Como ya es sabido las grandes multitudes se requieren de un alto número de personal, cualificado, para evitar los problemas. Por este motivo se recomienda que por cada 100 asistentes al evento haya una persona de staff. En cuanto a la zona de registro una buena media es tener un puesto por cada metro y medio, lineal, de mesa. También hay que pensar en las necesidades logísticas de cada puesto y reservar espacio suficiente.

2 – Manténgase conectado

No va a querer estar corriendo por los pasillos en busca de una conexión de toma de corriente o de Internet, así que asegúrese de que estos suministros llegan a todos los puntos neurálgicos del evento con antelación al evento.

3 – No se olvide el material de oficina

Cada planificador debe tener una caja con material esencial de oficina como cinta adhesiva, tijeras, un surtido de marcadores,  etiquetas de identificación en blanco, números de mesa, etc. para utilizar cuando sea necesario.

4 – Agilice las respuestas

Cree una mesa de ayuda para dar respuestas a preguntas como ¿Dónde está el baño?

La mesa de registros del evento será más eficiente, y los asistentes estarán más felices.

5 – No cierre el registro

Mantenga al menos una persona en la mesa de registro durante todo el evento.

No permita que un problema menor pueda arruinar la gran experiencia que su evento quiere ofrecer debido a que no hay nadie disponible para ayudar a los asistentes del evento.

6 – Mantenga cerca a sus colaboradores

Siempre es bueno tener los números de teléfono de las personas más vitales para el evento, como pueden ser el coordinador de la sede o el del director de restauración, también puede ser importante tener los números de la policía y los bomberos.

Las mesas de registro del evento deben ser algo más que el punto de recogida de la acreditación, deben representar el centro del servicio al asistente.