Políticas de viaje, qué son y para qué sirven

Siempre oímos hablar de políticas de viaje, pero ¿qué significa exactamente este término cuando hablamos de viajes de empresa? Para clarificar un poco este concepto le dejamos una definición, libre, de lo que para nosotros significa: “La política de viajes son el conjunto de reglas, escritas, que permite a las organizaciones gestionar, controlar y optimizar la partida de viajes de negocios.” Si se fijan bien en la definición ponemos que son “… el conjunto de reglas, escritas…” y ahí es donde está la parte importante, ya que si no está por escrito no se puede pedir que se cumpla, ya que se puede llegar a alegar desconocimiento de la norma, mientras que si está escrito esto último no se podrá alegar.

Ahora bien para asegurar que la política de viajes es efectiva hay que analizar los tres puntos principales de toda política de viajes de empresa.

1 º ¿Quiénes toman decisiones en las empresas sobre viajes y políticas de viaje?
Es muy importante cuando diseñamos una política de viajes de empresa saber quién toma las decisiones acerca de los viajes en la empresa, ya que es esta persona o grupo de personas los que marcan las tendencias de los viajes en la empresa.

Siguiendo un estudio de Global Business Travel Association sobre este tema, las decisiones sobre viajes las toman mayoritariamente:

El departamento de compras de las empresas (36%). Esta es la tendencia imperante.
El director financiero y el departamento contable toman decisiones sobre viajes y políticas en el 21% de los casos.
Las direcciones generales ceden protagonismo en la toma de decisiones sobre viajes y políticas.

Como se puede observar mayoritariamente hay un crecimiento hacia el área de compras o en su defecto de cost control, como los grupos de personas dentro de las empresas, que toman las decisiones en cuanto a los viajes.
Esto en si no es negativo, pero hay que tener en cuenta que normalmente estos grupos de personas priman los costes sobre la comodidad, y no hay que olvidar que quienes viajan son personas, no mercancías, y que de forma habitual un viaje de empresa se realiza para buscar un beneficio por lo cual no se debe comprometer la seguridad, la comodidad ni el trabajo de estos viajeros de negocios, por el hecho de ahorrarse unos céntimos en cada viaje.

>atlanta travel & corporate events consultants como asesores expertos en viajes de empresa y business travel, siempre proponemos a nuestros clientes que cuentan con una política de viajes que la apliquen de un modo estricto para todos los viajes de empresa, permitiendo tan sólo que no se aplique excepcionalmente cuando se demuestre totalmente necesario el incumplimiento de la misma.

2º ¿Los viajeros de empresa respetan las políticas de viaje marcadas por sus empresas?

Y este punto es el más importante de todos, ya que si la empresa ha implementado una política de viajes, con el gasto que esto conlleva, tanto de dinero como de tiempo, es para que sus viajeros la cumplan y no se la salten.

Ahora mismo las cifras indican que cuanto más grande es la cuenta de viajes, más estricto es el cumplimiento de ésta.
Las reglas que más se respetan son las que tienen relación con el transporte aéreo (76%), o el tren (73%), ya que también son las que más fácilmente se pueden ver que no se cumplen.

En cambio cuando hablamos de reservas hoteleras o coches de alquiler, el cumplimento de las normas se debilita. ¿La razón? En el caso de las reservas hoteleras podemos decir que la falta de paridad de tarifas según canales y la fuerte competencia en precios del sector es el factor principal para que no haya un cumplimiento estricto de la política de viajes de empresa. En el caso de los coches de alquiler en la mayoría de las ocasiones prevalece el gusto personal de los conductores.

Pero también aquí hay un par de trucos que se pueden aplicar para que la desviación de la política de empresa sea mínima o inexistente.
Si la empresa es lo suficientemente grande puede tratar de llegar a acuerdos con cadenas hoteleras y servicios de alquiler de coches por sí misma, pero no nos engañemos, son muy pocas las empresas que conseguirán esto.

Otra solución es ponerse en contacto con una agencia especialista en viajes de empresa o business travel, que le podrá ayudar a conseguir las mejores rates y servicios tanto en las habitaciones de hotel como en los coches de alquiler dejando de lado la opacidad de los precios.
Una vez hemos visto estos puntos se debe tener en cuenta

3º ¿Qué puede hacer la empresa con los infractores de la política de viajes?

En el estudio de la Global Business Travel Association también se dan cifras acerca de esto, y encontramos que las empresas son, cada vez, menos tolerantes con los viajeros que toman decisiones personales en materia de viajes de empresa.

Un incumplimiento de política equivale mayoritariamente a una llamada al orden o amonestación al viajero (64%).
La posibilidad de no reembolsar gastos que han sido realizados por los viajeros fuera de política, comienza a ser una tendencia al alza.

El ajuste a la política ha llegado para quedarse y ahora, sólo el 13% de las organizaciones trabajan no hacen nada ante casos de incumplimiento de política.
Y sorprendentemente, el 4% de las empresas indicaron que no hacían ningún tipo de seguimiento sobre este tema. Por lo tanto, pueden poner medidas en casos de incumplimiento.

>atlanta travel & corporate events consultants no puede imponer qué pauta seguir para el incumpliendo de la política de viaje de empresa ya que es un tema interno que va con la idiosincrasia de cada empresa. Lo que sí está claro es que si la empresa quiere que sus viajeros cumplan su política de viajes de empresa deberá proveerse de las medidas correctivas que crea necesarias tanto coercitivas como de recompensa. Como pueden ver el tema de la política de viajes de empresa es complicado y con una gran multitud de factores a tener en cuenta, así que si necesita ayuda o asesoramiento no lo dude y llámenos.