Solicitud de viajes on-line, control y workflow

Este centro de investigación en cáncer, neurociencias y medicina traslacional es uno de los primeros centros a nivel nacional, especializado en la investigación en biomedicina. Cuenta con un equipo de más de 400 investigadores a quienes hay que organizar sus desplazamientos a Congresos y Reuniones por todo el mundo.

  • Sector: Hospitalario
  • Número de asistentes: 400
  • Público objetivo: Investigadores
  • Objetivo: Implementación proceso de solicitud de viajes para investigadores.
  • Necesidad: La Dirección General de la empresa nos plantea el problema que tienen en la gestión y coordinación de los viajes de estos investigadores ya que no tienen un proceso establecido que sea operativo. Cada investigador solicita los servicios de una forma distinta sin poder establecer un proceso uniforme lo que ralentiza el proceso de petición de viaje.

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  • Solución propuesta: Como solución, les proponemos la implementación de nuestra Plataforma on-line ARWEB, donde cada usuario podrá solicitar, consultar, aprobar y gestionar todos los servicios que necesite, con la opción de poder incluir un proceso de autorizaciones. En una primera fase, las peticiones serán gestionadas por los Travel Assistance hasta conseguir adaptar la herramienta a sus necesidades. En una segunda fase, está previsto que sea cada investigador, quien gestione sus peticiones, de esta forma quieren ofrecer, a través de nuestra plataforma, un proceso único para que todos utilicen el mismo formato, con las ventajas de disminuir los errores al automatizar los procesos, mejorar la agilidad en la solicitud, autorización, cierre y elaboración de la documentación.
  • Resultado: La implementación del sistema ARWEB ha reducido considerablemente los procesos de gestión en viajes ya que cada investigador puede realizar reservas y gestionar gastos de gestión vía online o a través de dispositivos móviles. Con esta herramienta se han conseguido los tres objetivos propuestos: mejorar la experiencia de usuario, reducir los costes de gestión y coherencia en el cumplimiento normativo de la empresa.

 

 

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